Ejemplo de formato de carta correcto. Cartas de negocios

En la circulación comercial, los documentos son estrictamente oficiales, redactados según un modelo único o de acuerdo con los estándares aceptados (por ejemplo,), y casi informales, redactados cuando necesita resolver un problema inesperado, pedir ayuda o expresar agradecimiento. Se cree erróneamente que la forma "gratuita" es más fácil de usar; por el contrario, para escribir un llamamiento o una carta convincente, tendrá que esforzarse mucho más que completar un formulario unificado.

La segunda categoría de documentos incluye una variedad de cartas de solicitud, ejemplos de los cuales se pueden encontrar a continuación. Componer de manera competente y clara un mensaje de este tipo a veces no es menos importante que. A continuación se muestran ejemplos de cartas de solicitud de asistencia, instrucciones paso a paso para crear el documento perfecto y consejos para enviarlo al destinatario.

Instrucciones para escribir una carta de solicitud

Y los mensajes de solicitud de ayuda, y por razones obvias, no pueden redactarse según un modelo único: utilizando un formulario unificado, es simplemente imposible adaptarse a circunstancias específicas. De hecho, para que la solicitud tenga el efecto deseado, es extremadamente importante tener en cuenta la personalidad del destinatario, su estatus social, situación financiera actual y otros factores. Además, la carta debe tener un marcado carácter confidencial: si se trata de un documento estrictamente oficial, es probable que el destinatario, que se encuentra en una posición más favorable por defecto, prefiera responder con una cancelación de suscripción o simplemente rechazar el diálogo enviando el mensaje a la papelera.

Importante: a lo largo de la carta es necesario adherirse a un tono cálido y respetuoso. No debemos olvidar que una carta de solicitud no es un requisito oficial, puede ser ignorada o rechazada libremente por el destinatario. El respeto solo sin la motivación suficiente no dará resultados, pero al menos podrá mantener la atención del lector obligándolo a llegar al final del texto.

Antes de comenzar a escribir una carta de solicitud para resolver un problema, aplazar pagos o hacer un descuento, tiene sentido decidir el destinatario. Dependiendo de las circunstancias, estos pueden ser:

• una persona privada, por ejemplo, un inversor rico o un científico influyente;
• empresario individual o propietario de una sociedad de responsabilidad limitada;
• la persona jurídica en su conjunto, si el remitente no conoce el nombre del director o no tiene sentido para él quién responderá exactamente al mensaje;
• funcionario de cualquier nivel, desde el alcalde de un pequeño pueblo hasta el gobernador o jefe responsable de cualquier estructura.

Naturalmente, una carta enviada a un empresario promedio tendrá un espíritu muy diferente de una carta oficial solicitando asistencia al presidente de una corporación estatal. Sin embargo, la estructura de todas las cartas de solicitud es aproximadamente la misma; es suficiente que el compilador comprenda por sí mismo qué elementos deben estar presentes en cualquier carta, cuáles pueden variarse y cuáles es mejor abandonar por completo. Esto es mucho más difícil de hacer que, pero aún posible. Las siguientes instrucciones le ayudarán a comprender la situación.

La segunda cuestión que debe aclararse antes de escribir una carta de solicitud es la estructura del documento. Como ya se mencionó, no existe una forma unificada del mensaje, pero el plan general de cualquier carta comercial es casi el mismo: debe seguirse. Una solicitud formal o semioficial de asistencia, asistencia o servicios se construye a partir de los siguientes bloques:

1. "Sombrero". Consiste en el logo de la organización, patrones adicionales (se recomienda no usar stock, sino su propio diseño, no está de más contratar a un diseñador profesional para esto) y el nombre de la organización de envío, si esta última no es parte de el logo. Contrariamente a la creencia popular, no es necesario incluir los símbolos estatales de la Federación Rusa, incluida la bandera y el escudo de armas, en el "encabezado", especialmente si el remitente es un particular, un empresario individual o una pequeña empresa que tiene ninguna conexión con las agencias gubernamentales. Es poco probable que la presencia de una bandera y un escudo de armas influya en la decisión del destinatario, pero (si se usan de manera inepta) estos atributos harán que el lector sospeche de la confiabilidad del solicitante.
2. Parte introductoria. Incluye:
   • nombres oficiales de la empresa remitente (completos y abreviados) o apellido, nombre y patronímico del remitente de la carta rogatoria;
   • detalles del remitente, incluidos TIN, PSRN, códigos estadísticos, números de registro y cuenta corriente;
   • datos de contacto: dirección completa con código postal, números de teléfono, dirección de correo electrónico, cuentas en mensajería instantánea y redes sociales, etc.;
   • opcionalmente - el nombre o apellido, nombre y patronímico del destinatario, según se trate de una persona jurídica o de una persona física;
   • un saludo separado del texto principal por una línea vacía y resaltado con una fuente más grande;
   • indicaciones sobre la base de la apelación (la ocurrencia de un retraso, el análisis de los resultados, la presencia de un acuerdo oral, conversaciones telefónicas, etc.);
   • nombramiento de una carta de solicitud (eliminación de malentendidos que hayan surgido, la pronta resolución del problema o la asistencia inmediata a cualquier persona).
3. Texto principal. El cuerpo de la carta debe indicar (si es posible de forma breve, inteligible y en ruso literario) la esencia de la solicitud: pagar la deuda, realizar reparaciones, brindar asistencia financiera al refugio o brindar un descuento. Al comienzo del texto, se debe enfatizar que la carta es precisamente una solicitud; la forma más fácil de hacerlo es utilizando los derivados apropiados: "Sinceramente pregunto", "Le preguntamos", "Nuestra organización pregunta", "Le estoy preguntando" y otros. Como ya se mencionó, una carta de solicitud no es una demanda y mucho menos una orden, por lo tanto, desde el principio hasta el final del mensaje, es necesario ceñirse estrictamente a un tono respetuoso, recordando que la persona interesada en este caso es el emisor, no el lector. Las únicas excepciones son los mensajes con una solicitud para pagar la deuda; pero en este caso, no se debe olvidar el respeto por el destinatario. Tampoco está de más agregar algunas palabras cálidas al comienzo de la carta (si el remitente y el destinatario se conocen bien) o cumplidos oficiales si el compilador y el destinatario no se han comunicado previamente o la interacción se produjo dentro de un marco estrictamente comercial. . Si una carta contiene varias solicitudes esencialmente diferentes o interconectadas, cada una de ellas debe tener su propio párrafo, o mejor aún, crear una lista con viñetas que tenga una ventaja visual significativa sobre el texto sólido.
4. Conclusión. Si la carta tiene un significado especial para el remitente, aquí vale una vez más (breve y convincentemente) llamar al lector a la acción. Esto se puede hacer tanto con dos o tres frases, que son la quintaesencia del texto principal, como con la ayuda de un eslogan que llame la atención. Sin embargo, no se deje llevar demasiado; La carta de solicitud debe ser confidencial y no comercial o promocional. Que su estilo sea sencillo en lugar de ajustado deliberadamente, infundiendo en el lector dudas sobre la sinceridad del remitente. Esto es especialmente importante si la carta contiene una solicitud de ayuda o asistencia.
5. Despedida y firma. no siempre establecido. Si el propósito del documento es buscar asistencia o apoyo, tiene sentido usar otra fórmula en lugar de esta fórmula, por ejemplo, “Gracias de antemano”, “Gracias de antemano”, “Gracias por su atención”, “Gracias mucho por su ayuda”, y así sucesivamente. Cualquiera que sea la frase que se utilice, está segura e incondicionalmente separada de la firma misma por una coma, y ​​también, si el espacio lo permite, por una nueva línea. El signo de puntuación en este caso no tiene un significado funcional, sino gráfico, lo que facilita que el lector perciba el texto; lo mismo se aplica a la transferencia de la firma a la línea siguiente.
6. Fecha y sello. Inmediatamente después de la firma en la parte inferior de la carta, debe anotar la fecha de su compilación o, si se escribió por adelantado, la fecha de envío. Poner un sello y una firma personal es opcional, pero muy deseable: esta es otra muestra de respeto por el destinatario. Aunque el mensaje se envíe en formato electrónico (aunque se recomienda utilizar documentos en papel), al final de la página vale la pena colocar copias electrónicas del sello (timbre) y la firma personal del remitente o certificar el documento con un realce. firma digital.

Consejo: si es importante que el destinatario reciba una respuesta a la carta de solicitud dentro de un período determinado, es necesario mencionarlo en el texto principal: por ejemplo, "Esperamos su respuesta a más tardar ..." o " Esperamos recibir aclaraciones antes de…”. De lo contrario, el destinatario, que no está sujeto a ninguna obligación en relación con el documento, puede retrasar la respuesta, lo que creará dificultades adicionales para el remitente.

Al enviar una carta de solicitud de ayuda o pago de una deuda, se debe tener en cuenta que en las organizaciones, el secretario o una persona autorizada es responsable de procesar la correspondencia entrante. Por tanto, un solicitante que desee que su mensaje sea leído directamente por el titular o director deberá anotar en el sobre “Personalmente en mano”, “Confidencial” o “A consideración… (apellido e iniciales del destinatario)”. Sin embargo, si el documento contiene una solicitud que no afecta a los secretos personales, comerciales o industriales, no habrá nada de catastrófico en que el mensaje sea leído y registrado primero por el secretario, y solo luego se traslade al director o gerente. .

Algunos consejos para escribir una carta pidiendo ayuda:

1. La carta debe estar escrita en buen ruso, sin errores ni errores tipográficos. Esto no es solo un signo de la alfabetización del remitente, sino también una evidencia de su respeto por el destinatario. Si el compilador del documento no se molestó en releer el texto, al menos es irrazonable hablar de la sinceridad de las amables palabras que usó hacia el destinatario.
2. Si no es posible utilizar un membrete (por ejemplo, simplemente no existe), al menos debe intentar elegir una fuente atractiva utilizando diferentes tamaños y estilos. Una carta de solicitud no solo debe ser convincente, sino también agradable a la vista; de lo contrario, es posible que el destinatario no aguante e interrumpa la lectura en el medio, sin llegar al punto.
3. Teniendo en cuenta que un mensaje pidiendo ayuda o asistencia no es estrictamente un documento oficial, a la hora de redactarlo se debe intentar evitar giros burocráticos y frases demasiado largas. Cuanto más fácil sea para el destinatario leer el documento y comprender la esencia de la apelación, es más probable que responda y tome las medidas necesarias.

Errores al escribir una carta de solicitud

Para finalmente comprender las reglas y características de escribir cartas de solicitud, debe considerar un pequeño ejemplo que contiene errores típicos de autores sin experiencia:

¡Estimado Valensky A.D.!

Le pedimos que done cualquier cantidad, a partir de 500 mil rublos, a nuestro Fondo para la Protección de los Erizos Salvajes de la Región de Moscú. Esperamos su respuesta a más tardar el 25 de agosto del año en curso. Nuestra cuenta corriente es 1234567890.

Petrov L. M., Primer Presidente Adjunto del Fondo.

Lista de errores cometidos en la carta y ejemplos de soluciones correctas:

1. "¡Querido Valensky A.D!". Opción correcta:"¡Querido Andrey Denisovich!" (Mencionar el nombre y el patronímico funciona mejor para el destinatario que una dirección fría y formal por apellido).
2. La carta de solicitud carece por completo de palabras amistosas y cumplidos. Opción correcta:“Sabemos que ha estado involucrado en la restauración de poblaciones raras de erizos durante mucho tiempo y de manera productiva y tiene su propio pequeño zoológico, y también es el ganador del premio estatal “Help the Hedgehogs” para 2009, 2011 y 2015. ”
3. No hay ningún argumento convincente en el ejemplo. Opción correcta:“No solo lleva a cabo investigaciones independientes y se comunica con los principales expertos en el campo de la eugenesia de los erizos, sino que también ayuda activamente a varias organizaciones ambientales y ha expresado repetidamente su deseo de patrocinar cualquier acción relacionada con la creación de un entorno emocional favorable para estos mamíferos. .”
4. "Por favor done..." Cuando se escribe a una persona, especialmente en una carta comercial, y especialmente si contiene una solicitud, es necesario escribir el pronombre "Usted" con una letra mayúscula. El uso de una ortografía diferente es una clara señal de falta de respeto o al menos descuido del compilador, lo cual es completamente inapropiado en tal mensaje. Ejemplo correcto:"Por favor done."
5. En la parte principal de la carta de solicitud, muy pocos o demasiados detalles. La esencia del trabajo del Fondo debe describirse con más detalle, pero al mismo tiempo, el lector debe tener la oportunidad de elegir de forma independiente el monto de la donación. No hay necesidad aparente de indicar una fecha específica para recibir una respuesta: su mención debe ser fundamentada o excluida del cuerpo de la carta. Ejemplo correcto: « En relación con su interés en el problema, le pedimos sinceramente que haga una donación factible a nuestra Fundación, que desde 2009 ha estado recopilando información sobre la cantidad de poblaciones de erizos en la región de Moscú y las condiciones para su existencia, así como desarrollar proyectos para el reasentamiento de animales desfavorecidos en lugares más cómodos. Puede realizar una transferencia a nuestra cuenta corriente 1234567890 o, contactando a nuestro representante, elegir cualquier otra forma conveniente de ayudar a los erizos. Si no es difícil para usted, responda la carta a más tardar el 25 de agosto de este año: ya a principios de septiembre estamos lanzando un proyecto a gran escala y costoso, en el que también puede participar.
6. Falta en la anterior carta de solicitud y conclusión. Ejemplo correcto: Esperamos su comprensión y simpatía. Siempre estamos listos para responder cualquier pregunta y tomar en cuenta los comentarios disponibles. ¡Los erizos sanos y felices son el futuro de nuestra ecología!”.
7. En el mensaje que solicita una donación, no hay una fórmula final de cortesía. Esto, como la mayoría de los otros errores garrafales, indica la incapacidad del remitente para redactar una carta comercial (¿cómo entonces se le puede confiar el dinero?), O su evidente falta de respeto por el destinatario. Ejemplo correcto:

¡Gracias de antemano por su ayuda!

Viceprimer Presidente de la Fundación

L. M. PETROV

modelo de carta de solicitud

Aunque las cartas de solicitud se escriben en forma libre, será útil para el compilador, especialmente para aquellos que no han tenido experiencia previa, familiarizarse con muestras de los mensajes más comunes.

Sobre la asignación de dinero

Si necesita solicitar ayuda o asistencia de un inversor, patrocinador o prestamista, debe emitir una carta solicitando fondos.

Sobre la entrega de mercancías.

En ocasiones es necesario pedir al proveedor que cambie el tiempo de entrega de la mercancía en un sentido u otro o realizar un pedido de un nuevo lote lo antes posible.

Sobre el pago aplazado

Sobre la reducción de alquiler

Si el arrendador decidió subir el alquiler, o tiempo después de la firma del contrato, el inquilino se dio cuenta de que podía gastar menos, puede intentar remediar la situación enviando una carta a la otra parte pidiéndole que reduzca el alquiler.

sobre el descuento

No siempre el propio vendedor de un producto o servicio ofrece a los clientes regulares o especialmente rentables la participación en el programa de descuento. Para lograr la justicia, manteniendo una excelente relación entre las partes, ayudará enviar una carta solicitando un descuento.

Sobre el pago de la deuda

De vez en cuando, incluso el prestatario o cliente más decente se olvida de la próxima cuota o de la obligación de pagar la compra. Una carta solicitando el pago de la deuda ayudará a señalarle suavemente el comportamiento inapropiado.

Acerca de la asistencia para resolver el problema

Si el problema no es puramente financiero y un ciudadano u organización necesita asistencia integral, puede salir de la situación compilando y enviando cartas a varios destinatarios influyentes solicitando ayuda para resolver el problema.

Características de enviar una carta de solicitud.

Existen varias pautas para enviar mensajes oficiales solicitando ayuda o asistencia:

1. Es mejor usar versiones no electrónicas, sino en papel del documento. enviado por mensajería o correo certificado a través de Russian Post. Tal enfoque mostrará no solo el interés especial del remitente, sino también su voluntad de ir para obtener una respuesta a ciertos gastos, lo que sin duda creará una impresión positiva en el destinatario.
2. En algunos casos, tiene sentido escribir una carta a mano.(por supuesto, en una letra bien leída y agradable a la vista) y en un buen papel. Es poco probable que este método sea adecuado para envíos masivos, pero definitivamente ayudará a interesar a un destinatario específico.
3. Las cartas deben registrarse en el diario de documentos salientes de la organización de envío., y al recibirlo, en el diario de documentos entrantes del destinatario. Si la correspondencia es entre particulares, no es necesario registrar mensajes.

Resumiendo

Una carta pidiendo ayuda debe escribirse correctamente y lo más breve posible. Para redactar un documento, es mejor usar un membrete, y si esto no es posible, al menos elija fuentes atractivas. Es mejor enviar una carta terminada por mensajería o por correo.

El mensaje debe contener un preámbulo, unas palabras amables dirigidas al destinatario, el fundamento y esencia de la solicitud. Al final, debes utilizar las fórmulas tradicionales de cortesía: “Gracias de antemano” o “Respetuosamente”. Se recomienda certificar el documento con la firma del gerente y el sello o timbre de la organización, y en caso de envío por correo electrónico - con imágenes escaneadas de la firma y huella del sello o firma digital.

Una carta comercial es una de las principales herramientas de comunicación en cualquier negocio. Una carta comercial bien escrita ayudará a crear una impresión positiva de la empresa. Y una carta mal escrita puede acabar con toda tu reputación. Ya hemos escrito sobre las reglas de la correspondencia comercial, ahora veamos ejemplos específicos de cartas comerciales.

ejemplos de cartas comerciales

Hay muchos tipos de cartas comerciales: propuestas comerciales, cartas de reclamo, cartas de agradecimiento, cartas de rechazo, cartas de presentación, cartas de garantía, información, etc. Los principios de su compilación prácticamente no difieren entre sí. Vuelve a mirar para evitar errores.

Ejemplos de cartas de agradecimiento

Ejemplo de una carta de garantía

ejemplo de carta de respuesta

Este es un excelente ejemplo de cómo puede verse una carta de rechazo cortés:

Un ejemplo de una carta de información.

ejemplo de carta de queja

Ejemplos de letras en inglés en la correspondencia comercial

Desafortunadamente, no todos tienen un alto nivel de dominio del inglés. Y, a menudo, los gerentes se pierden un poco cuando necesitan escribir una carta comercial en inglés. Si incluso en ruso, las personas no siempre pueden entenderse en la correspondencia, ¿qué podemos decir sobre un idioma extranjero? La mejor salida en esta situación es buscar letras similares y usar frases que sean adecuadas para ellas en su carta. Por ejemplo, aquí hay tres ejemplos de cartas comerciales en inglés: una carta de agradecimiento al cliente, una carta que aclara los términos de la transacción y una carta en respuesta a una oferta de compra. Cada archivo contiene una versión de la carta en inglés y su traducción al ruso.
Descarga una carta de agradecimiento al cliente en inglés.
Descargue la carta con los términos del acuerdo en inglés.
Descargue una carta de respuesta a una oferta de compra en inglés.

Estructura de una carta comercial.

Una estructura clara es una característica obligatoria de una carta comercial. Ayudará al destinatario a comprender rápidamente el significado de lo escrito y reducirá el tiempo de lectura. Una carta comercial consta de las siguientes partes principales:

1. Título (asunto de la carta). En el título de la carta se debe escribir su breve propósito o esencia. No se pueden utilizar frases abstractas aquí. Debe quedar claro para el destinatario solo por el encabezado de qué se trata la carta. Por ejemplo, "Sobre el cambio de precios para el suministro de productos" o "Propuesta comercial de cooperación comercial con la empresa XXX".

2. Saludo. El saludo “¡Estimado + Primer Nombre Patronímico!” se considera tradicional en las cartas comerciales. Sin embargo, el nombre no es obligatorio. También puede dirigirse al destinatario a través de su cargo: "¡Estimado Sr. Director!". Sin embargo, tenga en cuenta que dirigirse por su nombre reduce un poco la distancia psicológica y enfatiza la relación comercial bien establecida. Si la carta está dirigida a un grupo de personas, entonces está permitido escribir "¡Estimadas damas y caballeros!", "¡Estimados socios!" y así. El uso de las abreviaturas "Sr", "Sra" o iniciales se percibe como una falta de respeto, así que trate de evitarlo.

3. Una declaración del propósito de escribir una carta, su esencia, la idea principal. Esta es la parte principal de la carta. Aquí escribes directamente sobre el motivo mismo de escribir la carta.

4. Sus sugerencias para solucionar este problema, recomendaciones, solicitudes, quejas. Las cartas comerciales casi siempre implican una cierta reacción del destinatario (excepto las cartas puramente informativas). Por lo tanto, es importante describir no solo el problema en sí, sino también ofrecer sus propias opciones para resolverlo. Si está escribiendo una queja, solicite tomar las medidas apropiadas; si hace una oferta de cooperación, describa sus posibles opciones. En una palabra, el destinatario de tu carta no solo debe entender "qué" quieres de él, sino también entender "cómo" te propones implementarlo. Entonces será una verdadera carta de negocios.

5. Breve resumen y conclusiones. Al final, podemos resumir todo lo anterior. Sin embargo, no siempre es posible hacer esto muy brevemente. En este caso, no vale la pena escribir en pocas frases lo que ya describiste en los dos primeros párrafos. Recuerda que el mejor amigo de una carta comercial es la brevedad. Por lo tanto, en la mayoría de los casos, basta con limitarnos a las frases "Espero una cooperación exitosa", "Estoy esperando su respuesta sobre este tema", etc.

6. Firma. Una carta comercial se firma con el cargo, nombre y apellido del remitente con la tradicional frase “Respetuosamente”. También son posibles otras opciones: “Con los mejores deseos”, “Atentamente”, etc., dependiendo de la proximidad de su contacto con el destinatario. La frase "Respetuosamente" es la más universal, por lo que si tiene dudas sobre cómo sería más apropiado suscribirse, use esta frase y definitivamente no se lo perderá.

Además, no estaría de más añadir a la firma opciones de contacto contigo: otras direcciones de correo electrónico, números de teléfono del trabajo, skype. El beneficio de esto no es solo que el destinatario, si lo desea, podrá contactarlo rápidamente de una manera conveniente, sino también que de esta manera demostrará su apertura y disposición para comunicarse con el destinatario.

Y no olvide que una carta oficial es ante todo un documento. Por lo tanto, al descuidar las reglas para compilarlo, arruina irrevocablemente la reputación de su empresa y de usted mismo como especialista.

Cualquier organización, ya sea una fábrica estatal, una pequeña tienda o un gran holding, tarde o temprano necesita entrar en correspondencia. Para hacer esto, debe poder escribir, formatear y enviar correctamente una carta comercial. En este artículo, analizaremos los tipos de cartas comerciales y hablaremos sobre cómo redactar los detalles principales de este documento.

Primero, definamos qué tipos de cartas comerciales existen. De hecho, dependiendo de esto, las reglas para escribir cartas también difieren: qué escribir, cómo escribir, a quién escribir, etc.

Puede enumerar varias docenas de variedades de cartas comerciales, pero las más comunes son:

• correo de información;
• carta de envio;
• carta de garantía;
• carta de agradecimiento;
• una queja;
• reclamar;
• oferta (no comercial);
• oferta;
• invitación;
• felicitaciones;
• disculpa;
• mensaje;
• declaración;
• la confirmación;
• advertencia;
• notificación;
• recordatorio;
• recomendación;
• rechazo;
• ordenar;
• solicitud;
• referencia;
• solicitud;
• oferta de trabajo.

Hay otra categoría separada de cartas: estas son cartas de la corte. No los consideraremos, ya que solo los abogados se ocupan de tales cartas y saben mucho sobre cómo escribirlas. Todo el resto de la organización necesita saber, especialmente aquellos que trabajan con el correo: si recibe una carta de este tipo (está marcada como "judicial"), quédese tanto con el sobre como con la carta.

Carta comercial: estructura

Una carta comercial, entre otras cosas, se diferencia de una carta normal en que tiene una estructura clara, que consta de las siguientes partes:

1. Destino.
2. Asunto de la carta.
3. Título o titulo.
4. Parte introductoria.
5. Parte principal.
6. Parte final.
7. Solicitud (si la hay).
8. Firma.
9. Ejecutor.

Este es el formato más común para cartas comerciales, pero, por supuesto, algunos puntos están sujetos a cambios.

Destino

Este es aquel a quien estamos escribiendo una carta. Aquí puede especificar el nombre de la empresa, su líder o el funcionario con el que mantiene correspondencia actualmente. En el caso de que se envíe por primera vez una carta comercial a una organización, el destinatario es el Director General. También se puede enviar una carta a una persona común: un individuo. Puede haber varios destinatarios, pero es mejor no poner más de cinco. En este caso, sería más correcto hacerlo.

Dependiendo de a quién le enviemos la carta, ordenamos los datos de diferentes maneras, si el destinatario es el titular de la empresa, en primer lugar se debe indicar su cargo, seguido del nombre de la empresa e iniciales con un apellido, y todo lo anterior debe estar en el caso dativo.

al director general

Energotras LLC

O. Zazublin

Si la carta está dirigida a una determinada persona de la empresa, primero se debe escribir el nombre de la organización en caso nominativo, luego el cargo de la persona, iniciales y apellido, pero ya en dativo:

CJSC Butil-Express

jefe de producción

RN Taburetkin

Si la carta se enviará sin un destinatario específico a la organización, indique el nombre de la organización en el caso nominativo:

JSC "Pro Místico"

Si una carta comercial está destinada a una persona, primero escribimos el apellido en el caso dativo, luego las iniciales y, en las siguientes líneas, la dirección postal a la que se enviará la carta. Si se desconoce la dirección postal y se prevé enviar el documento por otro medio, dejamos únicamente el apellido y las iniciales:

Komarova S.V.

S t. Polevaya, d.5, apt. 457,

Moscú, 123456

No es necesario poner un punto al final ni cambiar la fuente, debe ser igual al texto de la carta. El texto del atributo "Destinatario" se alinea a la derecha.

asunto de la carta

Este es un resumen de la carta. Tienes que escribirlo encima del texto principal.

Existen algunos documentos en los que no es necesario indicar el asunto de la carta, a saber: notificación, queja, reclamación, felicitación, carta de garantía o apercibimiento. En todos estos documentos, el tipo de letra debe colocarse en el encabezado, la única excepción es para felicitaciones.

El texto del asunto no debe exceder los 50 caracteres, debe ser muy breve, pero al mismo tiempo que quede claro para escribir de qué trata este documento. A menudo, el tema se puede expresar en 2-3 palabras, por ejemplo, "Solicitud de información" o comenzar con la preposición "acerca de" y escribir en el caso preposicional.

La fuente del tema puede ser un punto más pequeña que la fuente del texto principal, pero no más, y esto no es obligatorio. Se debe dejar la alineación.

Por ejemplo:

Sobre la armonización del procedimiento para la actuación de las organizaciones en situaciones de emergencia

Solicitud de información

Encabezamiento o dirección al destinatario

El título o apelación se escribe en el centro, a una línea vacía del asunto de la carta.

Puede ser el título de la carta, que, de hecho, reemplaza al asunto. En su mayor parte, esto se aplica a quejas, reclamaciones, cartas de garantía, declaraciones, advertencias o avisos. También puede ser un llamamiento personal al destinatario de la carta.

Si escribes un título, es mejor escribirlo en mayúsculas y ponerlo en el centro. No es necesario resaltar el título en forma de aumento de fuente, debe ser exactamente igual que el cuerpo del texto. Está permitido poner la fuente en negrita:

NOTIFICACIÓN

RECLAMAR

En cuanto a las apelaciones, debe comenzar con la palabra "Estimado (s)", luego el nombre y el patronímico del destinatario:

¡Querida Galina Viktorovna!

Estimado Evgeny Borisovich!

Si se desconoce el nombre y el patronímico de una persona, no se reemplazan por iniciales, sino que se escriben así:

Estimado Sr. Petrov!

¡Estimada Sra. Lisitsyna!

Si la carta comercial se dirige a una organización, ni el apellido ni el nombre ni el patronímico del jefe de la cual son desconocidos para usted, escriba neutralmente "Estimados colegas" o "Estimados caballeros". No olvides poner un signo de exclamación al final, pero solo uno, no es necesario que los pongas tres o más veces, mostrando tu respeto, se verá completamente infantil.

Texto de la carta

El texto de la carta se divide en tres partes: introducción, cuerpo y conclusión. No tiene que ser tres párrafos, tal vez más. Cada parte del texto pasa suavemente de una a otra. Si su organización no tiene una fuente corporativa para escribir el cuerpo de la carta, es mejor elegir la fuente Arial o Times New Roman, elija tamaño de punto 12 o 14. Vale la pena comenzar a escribir desde la línea roja, justificado. El texto debe estar justificado. Puede constar de oraciones simples o complejas, y cada una de ellas debe tener alguna idea, no estar vacía. El estilo comercial del discurso no tolera ningún "agua". Cada párrafo comienza con una línea roja.

Introducción

La introducción puede apuntar a la carta del destinatario que llegó antes, a la que está escribiendo una respuesta, o indicar que previamente había acordado con el destinatario que enviaría una carta. Si se escribe una carta a una persona por primera vez y no hubo acuerdos, se puede omitir la introducción.

La introducción es una oración o incluso parte de ella.

Por ejemplo:

A su ref. N° 175-8/3-15 de fecha 25/05/2015 le informamos lo siguiente

Según nuestro acuerdo...

Parte principal

Esta es una parte de la carta, donde se escribe sobre lo principal, es decir, sobre la esencia del problema. Convencionalmente, se puede dividir en dos partes: "justificación" y "solicitud". La justificación establece el motivo por el que se escribe la carta, la "solicitud" establece lo que desea lograr del destinatario de la carta.

"Solicitud" debe escribirse desde un nuevo párrafo y desde una línea roja.

Por ejemplo:

Le enviamos para su consideración un paquete de documentos sobre el mantenimiento del TC "Kometa" y el territorio adyacente para junio de 2015.

Le pedimos que revise los documentos, los firme, certifique las firmas con sellos y envíe un juego de documentos a la dirección de Cleaning Systems LLC.

Conclusión

La carta debe terminar con una fórmula de cortesía que fluya suavemente hacia una firma, por ejemplo:

Sinceramente,

Con profunda gratitud

Los mejores deseos

La presencia o ausencia de una frase final depende de qué tan cerca esté del destinatario, de la cultura corporativa del autor y del contenido de la carta. Si tomamos, por ejemplo, las organizaciones religiosas, entonces terminan sus cartas con frases bastante voluminosas y emotivas. Pero si escribe "Respetuosamente" en el reclamo, no parecerá apropiado. Por lo tanto, debe considerar si tal frase es necesaria.

Dependiendo de la situación, el tipo y el texto de la carta, la frase final será o no. Dado que esta frase irá seguida de una firma, debe poner una coma, no un punto. Una excepción es si el autor de la carta logró organizar la fórmula final en forma de una oración corta pero completa. Luego se pone un punto o un signo de exclamación al final.

No debe cambiar la fuente, debe ser la misma que en el cuerpo de la carta. La fórmula de cortesía se escribe desde la línea roja. Debe desviarse de la parte principal o de la lista de aplicaciones en 2 o 3 líneas, también alineadas a lo ancho.

Firma

La línea roja no está trazada aquí. La posición está escrita a la izquierda. Si es demasiado largo, es mejor dividirlo en dos líneas. Las iniciales y el apellido se colocan a la derecha, alineados a lo largo del borde. Como resultado, entre el cargo y el nombre completo tenemos un espacio libre para la firma.

Por ejemplo:

Arquitecto jefe de OAO Stroy-City A.D. semenetos

Jefe del Departamento de Clientes

soporte LLC "Telecontact" A.V. Gavrilenko

Solicitud

Una aplicación puede ser documentos que son completamente independientes, llevan cierta información que se necesita en el trabajo. Asegúrese de indicar todos los anexos a esta carta, numerarlos, indicar el número de páginas y copias.

Si una carta comercial tiene adjuntos, se escriben después del texto principal de la carta, a través de una línea vacía de la línea. La palabra "Aplicación" o "Aplicaciones" se indica desde la línea roja, después de lo cual debe colocar dos puntos. Si hay más de una solicitud, cada una de ellas se escribe en una nueva línea y se numera. En la solicitud, primero viene el nombre, luego el número de hojas, copias. Nada cambia en el diseño del texto, la fuente, el tamaño y la alineación siguen siendo los mismos.

Por ejemplo:

Anexo: Solicitud de participación en el festival para 1 hoja. en 2 copias.

Aplicaciones:

1. Escala y criterios de evaluación de archivos sonoros de 3 litros. en 1 copia.
2. Plan para la formación "Gestión de situaciones de conflicto" para 2 fichas. en 2 copias.

Ejecutor

A pesar de que cada carta comercial está firmada por el jefe de la empresa o los funcionarios autorizados por él, la correspondencia en sí la lleva a cabo un empleado ordinario ordinario, es decir. ejecutor. Es su nombre y datos de contacto los que se indican en esta parte.

La información sobre el artista siempre se encuentra en la parte inferior de la carta, en las últimas líneas. Se escribe el nombre completo, el patronímico y el apellido del empleado, con una nueva línea su número de teléfono de contacto y, aún más abajo, la dirección de correo electrónico. Dejamos la tipografía igual.

Por ejemplo:

Editado por: Anton Solomonovich Leprikov

Cuando la carta esté completamente lista, imprímala en papel con membrete y regístrela, después de lo cual podrá enviarla.

En el flujo de trabajo empresarial, el formato de carta de solicitud se utiliza con mucha frecuencia cuando se hace necesario obtener el consentimiento de la segunda parte o un determinado servicio de la misma. En este artículo encontrará muestras preparadas y ejemplos para diferentes situaciones, así como las reglas para escribir tales cartas.

La tradición y las reglas para escribir una carta de solicitud se han desarrollado exclusivamente en la gestión práctica de documentos, es decir. a nivel legislativo no se han aprobado formularios ni instructivos. Sin embargo, en general, se debe seguir la siguiente estructura:

1. Como es habitual, primero se rellena el “encabezado”, que indica el nombre completo de la organización de envío con los datos de contacto correspondientes, así como el nombre de un empleado específico (normalmente el director de la empresa) y el nombre del receptor. organización.
2. A esto le sigue el propio texto, que consiste en una descripción de la situación y la justificación de la solicitud. El texto debe ser lo más breve posible; por lo general, 1 o 2 párrafos son suficientes. Es importante exponer su solicitud de manera específica e inequívoca para que el interlocutor comprenda bien la esencia de su apelación.
3. A esto le sigue una firma, una transcripción de la firma y la fecha de compilación.

Por lo tanto, se redacta de acuerdo con la versión estándar para dichos documentos; el formulario se proporciona a continuación.

La muestra terminada se puede usar como un ejemplo de esto.

NOTA. La decisión de indicar o no indicar el nombre del documento (es decir, escribir en el medio "Carta de solicitud") la toma el propio remitente. Como regla, esto es necesario en los casos en que es apropiado enfatizar la naturaleza del documento y el propósito que una empresa está tratando de lograr de otra.

Ya que en este caso estamos hablando del hecho de que una empresa está contando con algún servicio o incluso una concesión de su socio, por supuesto, escribir una carta, su diseño e incluso enviarla debe tomarse muy en serio. Cualquier detalle puede causar una impresión, por lo que es mejor tener en cuenta incluso los matices que son insignificantes a primera vista:

1. En primer lugar, es mejor enviarlo por correo físico: el correo ruso habitual o, mejor aún, una organización privada que entrega la correspondencia puerta a puerta y mucho más rápido. Un mensaje en formato electrónico, o incluso más transmitido por fax, a menudo se percibe de forma más impersonal como spam.
2. Además, la forma física en que se emite el documento (es decir, como un envío postal normal) le permite causar una impresión favorable debido a que el papel, el sobre, el sello y otros medios de registro son más costosos.
3. Para escribir el texto, siempre se elige un membrete, esto le permite dar más formalidad a la solicitud.
4. En el texto, es mejor evitar burocracias obvias, es decir, establecer palabras y expresiones de uso común en el entorno empresarial. Literalmente "secan" la historia y dan una impresión generalmente negativa. Son fáciles de reemplazar con opciones más originales, por ejemplo, "Considere" a "Espero su comprensión y ayuda para resolver este problema".
5. Finalmente, vale la pena adherirse a las tradiciones de la correspondencia comercial en general, es decir. el texto está escrito predominantemente en un estilo comercial formal. Las digresiones líricas, las construcciones sintácticas demasiado complejas, las frases dobles (en significado) no deberían serlo. Se debe tener cuidado para que sea muy fácil para el interlocutor percibir el mensaje, tanto en términos de comprensión como psicológicamente.

CONSEJO. Si es posible escribir el texto a mano, es mejor utilizar este método. Una carta escrita a mano le permite distinguirla del fondo de todas las demás. Sin embargo, es mejor confiar la escritura a un especialista que conozca las técnicas de la caligrafía.

Variedades

Dependiendo de la situación específica, hay diferentes tipos de letras. La mayoría de las solicitudes están relacionadas con cuestiones financieras, como un descuento, una reducción en el pago de un servicio o un aplazamiento. Una parte más pequeña de las cartas de solicitud se dedica a la asistencia para resolver cualquier otro problema. Los casos más comunes y los ejemplos preparados de cartas se analizan a continuación.

Sobre la asignación de fondos

Pedir dinero, incluso con fines benéficos, es una petición bastante seria. Por lo tanto, al redactar, es importante describir la situación de la manera más específica posible y, además, indicar claramente para qué se requiere exactamente el dinero y por qué razón no puede tomarse de otra fuente.

Al compilar, puede tomar una muestra de este tipo como base.

De la ONG "Rainbow"

Miembro de la Asamblea Legislativa

San Petersburgo Miloshnikov I.N.

¡Estimado Ilya Nikolaevich! Bienvenido al director de la organización sin fines de lucro Raduga”. Nuestra organización fue fundada en 2012 y durante todos estos años ha brindado asistencia financiera de manera continua a niños que padecen formas agudas de leucemia. La dirección principal de nuestra actividad es la compra de medicamentos apropiados y la implementación de operaciones complejas.

Todos estos años, la principal fuente de financiamiento de nuestras actividades ha sido la empresa LLC “…”. Sin embargo, en abril del presente 2017, el volumen de financiación se redujo drásticamente, y por el momento no podemos realizar acciones benéficas en el mismo volumen.

Según nuestros datos, el presupuesto anual del fondo, teniendo en cuenta las donaciones privadas, debería ser de 10 millones de rublos. Por lo tanto, debido a la terminación de la financiación, es necesario cubrir la diferencia por un monto de 8 millones de rublos. anualmente. Esperamos su cooperación, ya que no es posible encontrar patrocinadores en este momento.

Atentamente, Svetozarov V.K.

Sobre la entrega de mercancías.

Aquí es importante demostrar su interés y deseo de cooperar. Por lo tanto, debe encontrar las palabras adecuadas para que el interlocutor esté imbuido de confianza y tome una decisión adecuada. Como base, puede tomar una muestra de este tipo.

Director General de LLC "..."

Nekrasov N. K.

Del director de la empresa LLC “…”

Elizarova V. M.

¡Saludos, Nikolai Konstantinovich! En la exposición agrícola regional, que se llevó a cabo en mayo de este año, nuestra empresa se interesó en las muestras de maquinaria y equipo que ofrecieron.

Nos gustaría comenzar a cooperar con usted con la entrega de un lote de prueba de productos (la lista completa se adjunta como documento separado a esta carta). Garantizamos pagos oportunos de bienes y servicios. Esperamos una larga y mutuamente beneficiosa cooperación.

Nuestros datos de contacto:

Atentamente, Elizarov V.M.

sobre el descuento

Actualmente, este es un tipo bastante común, ya que las condiciones económicas se han deteriorado de muchas maneras. Como muestra la experiencia, convencer a la contraparte para que proporcione un descuento es especialmente bueno en tales casos:

• si las empresas han estado cooperando durante mucho tiempo, por ejemplo, más de un año;
• si se compra una gran cantidad de bienes a la vez.

al director general

Avantage LLC Filippov G.V.

Del director de Veres LLC

Alexandrova K. N.

Hola, Gennady Viktorovich. Nos complace observar el hecho de que nuestras empresas han estado cooperando durante más de 2 años. Le expresamos nuestra gratitud por la alta calidad constante de sus servicios, así como por su ayuda para resolver una serie de problemas actuales.

Creemos que no es un secreto para usted que durante el último año la situación económica en nuestro nicho de mercado se ha deteriorado significativamente. Desafortunadamente, en este momento estamos experimentando una cierta falta de ingresos, lo que está asociado con una disminución en la utilidad trimestral.

En relación con estas circunstancias, esperamos su comprensión y consentimiento para brindarle un 10% de descuento en los servicios que se brindarán en el próximo año calendario 2018. Por supuesto, tal medida es temporal y estamos comprometidos con una cooperación plena en términos de beneficio mutuo en caso de que la situación económica se estabilice.

Atentamente, Alexandrov K.N.

Sobre la reducción de alquiler

En este caso, la justificación de su solicitud en la carta será aproximadamente la misma que se discutió en el ejemplo anterior.

al director general

Avantage LLC Filippov G.V.

Del director de Veres LLC

Alexandrova K. N.

Hola, Gennady Viktorovich. En el ejercicio cerrado en 2016, nuestra empresa sufrió pérdidas que superaron las expectativas en un 10%. Nos vemos obligados a afirmar que nuestra empresa se vio afectada por la crisis financiera. Esto se traduce en una disminución del flujo de clientes en un 15-20% de los propietarios.

En este sentido, esperamos su consentimiento para ofrecerle un 10% de descuento en el alquiler. Me gustaría llamar su atención sobre el hecho de que somos arrendatarios bastante grandes y, al mismo tiempo, durante todo el período de nuestra cooperación de cinco años, no hemos permitido un solo retraso en el pago, y también completamos todos los otros términos del contrato. Partimos del hecho de que esta medida es temporal, por lo que estamos listos para continuar pagando la tarifa en su totalidad tan pronto como la situación del mercado se estabilice.

Atentamente, Alexandrov K.N.

Sobre el pago aplazado

En este caso, es importante que reconozca que realmente no realizó el pago a tiempo y explique detalladamente el motivo. Por supuesto, debe especificar con precisión los términos de reembolso de la cantidad total.

Director de LLC "Gruzodar"

Vakulov N. Yu.

Del Director de Parabolia LLC

Aksakova T.G.

Hola, querido Nikolai Yuryevich. En septiembre de 2017, no realizamos otro pago por sus servicios por un monto de 100 000 rublos. Te notificamos oficialmente sobre la imposibilidad de realizar un pago con un mes de anticipación. Por el momento, explicamos que la empresa ha encontrado fondos para el pago. Le pedimos que proporcione un plan de cuotas para dos meses: octubre y noviembre (50 000 rublos cada uno).

No rehuimos nuestras obligaciones y deudas financieras y llamamos su atención sobre el hecho de que durante los 3 años de nuestra cooperación nunca hemos violado el contrato. Esperamos su comprensión y esperamos una mayor cooperación mutuamente beneficiosa.

Atentamente, Aksakov T.G.

Por favor pague por otra compañía

Dichas solicitudes pueden surgir en los casos en que una empresa se comprometa a cumplir con las obligaciones financieras de otra empresa bajo ciertas condiciones. Como ejemplo, puede utilizar esta plantilla.

IP Blagodarov A. K.

de IP Inina A.A.

Hola, querido Anatoly Konstantinovich. Como sabes, tienes una deuda conmigo de 100.000 rublos. Durante el último año financiero, también tenía una deuda con 3 empresas por un monto de 50,000 rublos. Le sugiero que pague mi deuda en su totalidad. Por mi parte te garantizo la provisión de cuotas por la totalidad del saldo de tu deuda por un plazo de 6 meses.

Atentamente, Inin A.A.

Acerca de la asistencia para resolver el problema

Por último, si necesitas solucionar una cuestión concreta, puedes escribir el siguiente texto:

IP Nikanorov V. R.

Del director de Good Solutions LLC

Abdulova V. N.

Estimado Vladimir Romanovich, soy el director de una organización benéfica que organiza las vacaciones de Año Nuevo para niños de familias de bajos ingresos. Como aprendimos de fuentes abiertas, usted vende productos de confitería. Le pedimos que organice el suministro de regalos de Año Nuevo en la cantidad de 1000 piezas para 20 eventos.

Por nuestra parte, garantizamos expresarle nuestro agradecimiento por escrito y verbalmente y dejar comentarios positivos en todas las organizaciones, de acuerdo con sus deseos.

Atentamente, Abdulova V.M.

En los últimos años, el correo electrónico ha ocupado un lugar cada vez mayor en la correspondencia comercial. Sus ventajas son obvias: eficiencia, disponibilidad y facilidad de uso. Cabe recordar que la correspondencia electrónica tiene sus propios matices.

Recibir cartas

1. revise su correo al menos 2 veces al día, por la mañana y por la tarde. De lo contrario, puede detener el trabajo de otras personas y retrasar la resolución de problemas;
2. si recibiste una carta, significa que alguien la envió y por alguna razón lo hizo. Por lo tanto, las cartas recibidas deben ser leídas. Por supuesto, el spam no se considera aquí;
3. si eres un gerente, tu jornada laboral debería comenzar lanzando un cliente de correo electrónico que no se descarga en todo el día y revisa automáticamente el correo. Configure la entrega / recepción automática de correo al menos cada 10 (y preferiblemente 2 - 3) minutos;
4. si está muy ocupado y ha recibido una carta, evalúe de quién es, el tema y revíselo con los ojos; esto lo ayudará a comprender rápidamente si la carta requiere una respuesta urgente o puede esperar un poco;
5. La forma más fácil y efectiva de hacer avanzar las cosas y no acumular pilas de correo es responder a los correos electrónicos de inmediato. Por lo tanto, si no está manteniendo una conversación u otra actividad que no tolere la interrupción, responda la carta de inmediato.

Campos Para, CC, CCO

Debe comprender, recordar y utilizar correctamente los campos "Para", "CC" y "CCO". Sus acciones al recibir la carta o las acciones del destinatario dependen de esto.

1. "A quien". Si envía una pregunta, está esperando una respuesta del destinatario especificado en el campo "Para". Si eres el destinatario, debes responder. Es decir, la carta y la información o preguntas contenidas en ella van dirigidas directamente al destinatario indicado en este campo.
2. "Copiar". Los destinatarios en este cuadro reciben una carta de información o son "testigos invitados". El destinatario de las copias generalmente no debe responder a la carta. Además, se considera cortés, si es necesario, comenzar con la frase "perdón por interferir".
3. "Copia oculta". El hecho de que la carta se envió a la persona especificada en el campo "Bcc" no será conocido por el destinatario principal ni por los de las copias. Este campo también se utiliza para el envío masivo de correos, de modo que todos los destinatarios no conozcan su libreta de direcciones.

Al responder, no se olvide del botón "Responder a todos": esto guardará a los destinatarios de la carta inicial en copias y su respuesta no pasará por alto. Siempre puede eliminar destinatarios no deseados o agregar otros.

Si hay más de dos destinatarios en la carta recibida en el campo "Para", significa que ambos o cualquiera de ellos debe responder. Decide quién debe responder. Sin embargo, tenga cuidado al enviar cartas que contienen más de dos destinatarios en el campo "Para": para una carta enviada a todos, corre el riesgo de no recibir respuesta de nadie.

campo de asunto

No debe dejar este campo vacío. Las personas con las que se comunica pueden recibir cientos de correos electrónicos al día y utilizar este campo para evaluar rápidamente la importancia del contenido del correo electrónico.

El asunto de la carta debe reflejar brevemente el asunto de la carta. Titulares como "Pregunta", "¡Hola!" o los titulares vacíos lo delatan como un principiante, o la falta de habilidades básicas de redacción comercial.

"La importancia de escribir"

Si la carta contiene información sobre cambios urgentes, el texto de cualquier contrato u otra información a la que se debe prestar atención en primer lugar, use el valor "alto", esto resaltará la carta en la carpeta Bandeja de entrada.

• ¡No uses la importancia "alta" en vano!
• Una carta personal a un corresponsal comercial o una carta con una imagen o enlace divertido y no comercial, marque la importancia como "baja".

escribir una respuesta

1. Comience con un saludo, es educado.
2. Hablar el mismo idioma con la persona. Esto se aplica no solo al idioma ruso/inglés, sino también a la forma del texto. Una respuesta informal a una carta formal es una falta de respeto hacia el encuestado y una demostración de la baja cultura propia.
3. No utilice la transliteración, excepto cuando envíe correos electrónicos desde dispositivos móviles. Si su cliente de correo no es compatible con las codificaciones rusas o corruptas, adjunte el texto de respuesta en el archivo adjunto.
4. Una carta comercial debe ser precisa, específica y concisa.
   • Precisión– Especifique los datos exactos a los que se refiere (por ejemplo, la fecha de la reunión, el elemento de la agenda de la reunión, la fecha y el asunto de otro correo electrónico o el nombre del archivo).
   • concreción- debe quedar claro en la carta exactamente QUÉ se requiere EXACTAMENTE del destinatario.
   • Concisión. Quien piensa claro, dice claro, y su destinatario lo ve. Por lo tanto, no es necesario exponer en tres páginas lo que se podría escribir en tres oraciones. Un texto comercial conciso no es sequedad, sino ahorro de tiempo y precisión de pensamiento.
5. Si la carta contiene varias preguntas, temas o tareas, estructúrelos y sepárelos. Un “flujo de lavado” continuo es difícil de leer y puede saltarse, de hecho, la pregunta principal de la carta.
6. Responda a las solicitudes en la carta con la mayor precisión posible. La respuesta a una solicitud o tarea "¡Hagámoslo!" incompleto “Lo haremos en tal fecha”, “en tal día”, “después de tal evento” es una respuesta más específica y precisa.
7. ¡El texto no debe contener errores! Los errores tipográficos no son terribles, pero si escribe palabras incorrectamente en cada letra, se nota muy rápidamente y deja una huella negativa en su imagen de socio comercial.
8. ¡Nunca envíes una carta sin leer lo que has escrito! Lea su respuesta y asegúrese de que todo sea conciso, preciso, comprensible, específico y libre de errores gramaticales. Compruebe si se han especificado todos los destinatarios necesarios, si están colocados correctamente en los campos "Para" y "Cc". Compruebe si hay errores gramaticales.
9. Cita el texto de la carta original.
10. Cuando cite completamente (si su respuesta a la carta completa) escriba el texto de la respuesta al PRINCIPIO de la carta, ¡no al final!
11. Si sus respuestas son punto por punto, separe la cita con líneas en blanco arriba y abajo.

Archivos adjuntos

1. No adjunte archivos en formato EXE, PIF, BAT, COM, CMD, SCR a los correos electrónicos; muchos clientes o servidores de correo electrónico bloquean estos archivos adjuntos de manera estricta y el destinatario nunca los leerá. Empáquelos en un archivo (zip, rar) como en un shell y póngalos en esta forma.
2. Se considera normal enviar archivos adjuntos de hasta 2-3 megabytes sin previo aviso. Si desea enviar un archivo adjunto más grande, verifique con el corresponsal si dicho archivo pasará por su servidor o si cabe en el buzón.
3. Absténgase de archivos adjuntos de contenido dudoso: en primer lugar, es posible que su corresponsal no comparta sus gustos y, en segundo lugar, puede causar problemas a una persona que trabaja en una organización donde se utiliza la lectura del correo.

Firma electronica

1. Su presencia es útil (su información de contacto está disponible) y es un buen tono que demuestra su profesionalismo.
2. La firma no debe exceder las 5-6 líneas. Debe incluir al menos su nombre y apellido. Además, es conveniente indicar su número de teléfono, dirección de correo electrónico, el nombre y dirección física de la empresa, así como la dirección de su sitio web.
3. Tener dos opciones para una firma electrónica: para cartas de iniciativa (propias) con firma completa

Una carta comercial debe tener una estructura clara, cuyas ventajas son:

• ahorrando su tiempo y el tiempo del destinatario;
• garantía de lectura de la carta por parte del destinatario y correcta comprensión de su esencia;
• obtener una respuesta clara y concisa.

Estructura de una carta comercial.

Apelación

Se encuentra en el "encabezado" de la carta y contiene el cargo y el nombre completo del destinatario. Para la correspondencia comercial oficial, el tratamiento estándar es “Estimado”, que se escribe con mayúscula y en el centro de la hoja. Y luego un montón de opciones, dependiendo de lo que escriban ya quién. Entonces, en Rusia, es costumbre dirigirse por nombre y patronímico, en empresas con una cultura corporativa occidental, solo por su nombre. Si conoce a su pareja personalmente, puede dirigirse a él de esta manera: "Estimado Andrey Petrovich", si no lo sabe, "Estimado Sr. Smirnov". Por cierto, al dirigirse a una persona, la palabra "señor" no se puede acortar a "señor". Y en ningún caso debe escribir "Estimado Sr. Smirnov A.P.". O "Andrei Petrovich" o "Sr. Smirnov".

Si no escribe a la realeza, representantes de denominaciones religiosas, presidentes y miembros de parlamentos de varios países, considérese afortunado. Para ellos existen fórmulas oficiales de conversión, y para cada rango hay unas especiales. Antes de enviar una carta de este tipo, verifique cuidadosamente si la apelación seleccionada coincide con el estado del destinatario. Es mucho más fácil recordar cómo escribir al personal militar: "Estimado camarada coronel", incluso si este coronel es una mujer. Pero el atractivo "Damas y caballeros" es secular, y es mejor usarlo, por ejemplo, para invitar a la apertura de un salón de moda. Si está invitando a una presentación comercial, por ejemplo, nuevas plataformas de perforación, entonces, de acuerdo con la práctica establecida, la dirección común para todos es "Estimados señores". En este caso, no importa que las mujeres también trabajen en esta organización.

Ejemplo:

al director general
LLC "Concordia"
Dobrovolsky P.I.

¡Estimado Pavel Ilich!
o
Estimado Sr. Dobrovolsky!

Preámbulo

Redacta el primer párrafo de la carta, en el que expone su propósito, el motivo que te impulsó a escribirla. Después de leer el preámbulo, el destinatario debe comprender la esencia de la carta. Ejemplo: Le escribo para expresarle mi descontento con la calidad de las materias primas para la producción de muebles que su empresa nos suministra, y espero su acciones destinadas a cambiar rápidamente la situación para mejor y compensar las pérdidas causadas a nosotros.

Ejemplo: Durante el último mes, a partir del 2 de junio del año en curso, el 10-15% de cada lote de sus materias primas está defectuoso. Estos hechos fueron debidamente documentados por los especialistas de nuestra empresa. Se adjuntan copias de los documentos a esta carta. Las pérdidas de nuestra empresa en relación con la recepción de materias primas defectuosas ascienden a aproximadamente 1 millón de rublos. Hemos estado cooperando con Concord LLC durante cinco años y hasta ahora no hemos tenido motivos para quejarnos. En esta situación, insistimos en la compensación total por nuestras pérdidas. Si es necesario, estamos listos para realizar un examen conjunto de las materias primas rechazadas.

Conclusión

Es necesario un breve resumen de toda la conclusión escrita y lógica de la carta.

Ejemplo: Estoy seguro de que comprenderá esta situación y, en un futuro próximo, nuestra cooperación volverá a la normalidad.

Firma

La carta termina con la firma (cargo + nombre completo) del remitente, que va precedida de la forma de cortesía estándar "Respetuosamente". Las opciones también son posibles: "Atentamente", "Con la esperanza de una cooperación productiva", "Con gratitud por la cooperación", etc. Al firmar una carta, es importante tener en cuenta el rango del destinatario y el destinatario. Una carta dirigida al director general también debe estar firmada por el director general, o al menos por su adjunto. Al mismo tiempo, la firma debe corresponder a su transcripción: es inaceptable la situación en la que el subdirector coloca una barra al lado del apellido del director y firma con su propio nombre.

Ejemplo: Atentamente, A.D. Kiselyov, Director General de la fábrica de muebles Zarya

PD

Posdata (P.S.) - posdata al final de la carta después de la firma - rara vez se usa en la correspondencia comercial. Sirve para informar al destinatario sobre un evento importante que sucedió después de la redacción de la carta, o para transmitirle información que está indirectamente relacionada con el asunto de la carta.

Ejemplo 1: PD ¡Les informo que el porcentaje de defectos en el lote de materias primas recibido hace 3 horas ha aumentado al 17%!

Ejemplo 2: PD El jefe de nuestro departamento de recepción de materias primas se reunirá con sus especialistas en su empresa mañana a las 14:00 horas.

Aplicaciones

Las solicitudes son una adición opcional al texto principal de la carta y, por lo tanto, se redactan en hojas separadas, cada solicitud en su propia hoja. No hay reglas para escribirlos.

Frases estándar para correspondencia comercial

Avisos

• Le informamos que el retraso en el envío... se produjo debido a...
• Les informamos que la dirección de la planta ha decidido…
• Le informamos que su propuesta ha sido aceptada.
• Les informamos que nosotros…
• Nos gustaría informarle que…
• Le informamos que lamentablemente no podemos...

Modelos de expresiones que explican motivos (Las frases más comunes al comienzo de una carta comercial estándar)

Según el protocolo...
• Con el fin de mejorar la seguridad de la propiedad...
• En respuesta a su solicitud...
• En confirmación de nuestra conversación telefónica...
• En confirmación de nuestro acuerdo...
• Con el fin de proporcionar asistencia técnica...
• Debido a la difícil situación...
• En relación con el trabajo conjunto…
• Según la carta del cliente...

Si el autor es una persona jurídica, las acciones se transfieren:

1. De la tercera persona del singular, por ejemplo:
   • La planta de Zarya no se opone ...
   • La empresa conjunta ruso-inglesa "Soyuz K" ofrece ...
   • La cooperativa Naiv garantiza…
2. De la tercera persona del plural, por ejemplo: La dirección y el comité sindical de la planta de Zarya preguntan seriamente...
3. Primera persona del plural:
   • Por favor…
   • Confirmando...
   • Informamos…

Si el autor es una persona física, entonces las acciones se transfieren:

1. Primera persona del singular, por ejemplo:
   • Para tu información…
   • Te apuesto…
   • te estoy informando...
2. Primera persona del plural, por ejemplo:
   • Aprobamos...
   • Hemos recibido su telegrama...
   • Felicidades...
   • Apoyamos…

Solicitud

• Por favor verifique el progreso del trabajo...
• Por favor haga algo…
• Proporcione datos de rendimiento...

Envío de documentos o valores materiales

• Enviando planos de montaje de la máquina...
• Te enviamos los documentos que te interesan por correo certificado...
• Enviamos el contrato firmado por nuestra parte...

Confirmación

• Con agradecimiento acusamos recibo de su pedido y procedemos a su ejecución...
• Confirmamos la recepción de las especificaciones para...
• La planta de Zarya confirma los términos de entrega de equipos...

Frase

• Podemos ofrecerte …
• Te invitamos a comprar…
• Te podemos recomendar…

Invitación

• Te invitamos a participar en la discusión del proyecto...
• Por favor, únase a la discusión...
• Invitamos a un representante de su empresa a visitar…

Negativa y rechazo de la propuesta (proyecto)

• El borrador de lista de títulos enviado por usted para proyectos de construcción por un monto de ... no puede ser aprobado por nosotros por las siguientes razones.
• Su propuesta (proyecto) fue rechazada por las siguientes razones...

Recordatorio

• Les recordamos que de acuerdo al plan de trabajo conjunto, deben...
• Te recordamos que de acuerdo con… Debes…
• Le recordamos que sus atrasos en el pago ascienden a…
• Les recordamos que vence el plazo para el envío del manuscrito...

Garantías

• Garantizamos el pago.
• Garantizamos plazos.
• Garantizamos la calidad de los productos.

Interpretación de la propia posición

• Nuestros llamamientos sobre este tema no dieron resultados positivos.
• No tenemos objeciones al diseño.
• No podemos entregarle los productos... por las siguientes razones:...

Interpretación de las acciones de la otra parte

• Este retraso puede provocar...
• Es completamente inexplicable por qué su fábrica está retrasando el envío de moldes...
• Tus promesas no se cumplen.

Ultimas palabras

• Esperamos que nuestra petición sea cumplida.
• Esperamos una mayor cooperación.
• Con deseos de éxito.
• Le rogamos que no demore la respuesta.
• Disculpe la demora en responder (por un error).

Normas éticas de la correspondencia comercial

La correspondencia comercial, como cualquier otra forma de interacción humana, se basa en un conjunto de reglas y normas éticas, la principal de las cuales es "CORRECCIÓN Y RESPETO AL SOCIO". Aunque el propósito de la carta sea expresar un reclamo, su texto no debe contener palabras groseras y expresiones incorrectas que puedan ofender a su contraparte. Cuidando de mantener la dignidad de tu destinatario, preservas así la tuya.

• Comience el mensaje con una declaración de rechazo. En primer lugar, es necesario exponer la motivación de la decisión tomada y dejar en claro que bajo ciertas circunstancias es posible volver a la consideración del tema;
• imponer al destinatario el resultado esperado de la pregunta, por ejemplo: “Le pido que estudie y resuelva positivamente el tema” o “Le pido que apruebe esta candidatura”
• animar al destinatario a darse prisa al tomar una decisión con las palabras “urgentemente”, “inmediatamente”, “en un tiempo más corto”. Mejor use las fórmulas de etiqueta “Le pido que responda en tal o cual fecha”, “Le pido encarecidamente que informe de inmediato sobre su decisión”
• insinuar al destinatario su imaginaria falta de atención, incompetencia, introduciendo en el texto de la carta una redacción como “Le sugiero que estudie detenidamente…”.

Para el destinatario de cartas comerciales, los requisitos obligatorios, desde el punto de vista de las normas éticas, son:

• rechazo del formulario de respuesta, en el que la carta de consulta o carta de oferta se devuelve al autor con la información de respuesta publicada en ellos;
• respuesta rápida y clara a la organización de envío. El retraso o la falta de respuesta pueden considerarse falta de cooperación.

Seguir los estándares éticos de la correspondencia comercial enumerados anteriormente no requerirá que realice una hazaña y eventualmente se volverá fácil y familiar. Además, te dará la reputación de ser una persona con tacto e incluso te enseñará cómo convertir a tus oponentes en aliados.

Reglas generales para escribir cartas comerciales.

Además de la estructura, otro componente importante de una carta comercial competente es su diseño prolijo.

correo de informacion

correo de informacion- Es una carta comercial que informa al destinatario de información de carácter oficial.

La extensión de una carta de información varía de un párrafo a varias páginas.

Por regla general, los boletines están firmados por el jefe de la organización y, en el caso de un envío masivo (por ejemplo, a todos los clientes de la empresa), es posible que no contengan ninguna firma manual. naturaleza típica.

Una investigación- una carta comercial enviada para obtener cualquier información o documento oficial.

En general, las cartas de consulta se componen de la misma manera que las cartas de solicitud. Las cartas de consulta, por regla general, están firmadas por el jefe de la organización o un funcionario autorizado oficialmente.

El texto de la carta de solicitud debe contener la justificación de la necesidad de proporcionar materiales o información y la declaración real de la solicitud.

Una carta de consulta requiere una carta de respuesta.

Carta de respuesta

Una carta de respuesta es una carta de servicio que se escribe como respuesta a una carta de consulta o una carta de solicitud.

La respuesta puede ser negativa (carta de rechazo) o positiva.

En el texto de la carta de respuesta, se deben usar las mismas frases y vocabulario que el autor usó en la carta de iniciativa, siempre que la carta de solicitud esté escrita correctamente en términos lingüísticos.

No debe incluir en el texto de la carta de respuesta un enlace a la carta recibida ("A su carta de fecha _______ No. ___").

La información sobre la carta de iniciativa se incluye en el número de registro de la carta de respuesta.Es recomendable iniciar la carta de rechazo con el motivo de la negativa: “En relación con…”, ya que una respuesta negativa debe estar justificada, no se puede simplemente rechace la solicitud sin explicación.

Carta de confirmación

Una carta de confirmación es una carta oficial en la que el destinatario confirma acuerdos alcanzados previamente, intenciones, recepción de información, documentos u otros materiales, etc.

La fórmula del lenguaje clave de este tipo de cartas es: “Confirmamos (recepción de documentos, acuerdo preliminar, consentimiento a...)”.

Al confirmar un acuerdo preliminar en el texto de la carta, es necesario indicar brevemente su esencia.

Si se confirma la recepción de los documentos, se deben nombrar, etc. La carta de confirmación puede terminar con una solicitud, un deseo, una oferta.

Carta de reclamo

Una carta de reclamación es una carta comercial de iniciativa, cuyo objeto es expresar una reclamación o disconformidad al destinatario.

En la conclusión, se deben expresar deseos o propuestas específicas para corregir la situación.

Carta de garantía

Las cartas de garantía están destinadas a proporcionar al destinatario garantías escritas para confirmar ciertas promesas o condiciones, intenciones o acciones del autor (la organización de envío), que de una forma u otra afectan los intereses del destinatario.

Las cartas de garantía están dirigidas a una organización oa un individuo. La palabra "garantía" puede no mencionarse en absoluto en el texto de la carta, sin embargo, la carta seguirá siendo un documento que contiene una garantía.

Se puede garantizar el pago del trabajo realizado, el tiempo de su realización, la calidad del trabajo, la calidad de los bienes, el tiempo de su entrega, el pago de los productos recibidos, etc.. Estos aspectos pueden formar parte del contenido de toda la carta o ingrese el texto de la carta como su componente.

Las cartas de garantía son enfáticamente de carácter legal, correspondiendo en estatus a los documentos de carácter contractual. La mayoría de las veces, se emiten cartas de garantía para confirmar el pago.

En este caso, es obligatorio indicar el número de contrato y la factura según la cual se debe realizar el pago.

Las cartas de garantía se distinguen por la claridad, la precisión y la redacción inequívoca, ya que estamos hablando de proporcionar garantías al destinatario en nombre y representación de una organización o funcionario. Debe indicar el tipo de operación a realizar.

Dichas cartas pueden comenzar con una declaración de la esencia de las garantías otorgadas al destinatario, por ejemplo: "Garantizo con esta carta...".

En otros casos, una carta de garantía puede contener una exposición de las razones que motivaron la intención del autor de declarar su disposición a prestar ciertas garantías al destinatario. En este caso, la declaración correspondiente se formula en la oración final, por ejemplo: "Garantizamos el pago" o "Garantizo el pago oportuno y completo".

Una característica de este tipo de carta es la presencia, junto con la firma del autor (por ejemplo, el director de la organización), la firma de un funcionario que está directamente a cargo de los asuntos financieros o de otro tipo. Si se envía una carta de garantía como obligación de pago de una compra, servicio prestado, etc., debe contener los datos bancarios de la organización pagadora.

La frase clave de una carta de garantía puede incluir las palabras y expresiones:

• Nosotros garantizamos…
• Garantizamos que…
• La empresa colaboradora garantiza…
• Por favor envíe contra reembolso (tipo de garantía) a nuestra dirección...
• pago garantizado...
• Por la presente garantizamos…

Resumen

Un currículum es un tipo de carta comercial destinada a la presentación más completa y rentable de un especialista a un empleador.

Al compilar un currículum, debe seguir estrictamente una serie de reglas:

1. presentarte
2. Educación
3. Experiencia laboral
4. ¿Necesito especificar el nivel de salario deseado?
5. ¿Necesito proporcionar información adicional sobre mí?
6. ¿Se requieren datos personales?
7. Adapte su currículum a los requisitos del empleador
8. Actitud hacia los viajes
9. Disponibilidad de recomendaciones
10. Carta de envio

No hay ni puede haber un solo currículum para todas las ocasiones, que pueda enviarse a todas las empresas sin cambios.

Cada vez, primero debe pensar qué cualidades se valorarán en un nuevo trabajo y modificar el currículum de acuerdo con ellas.La información proporcionada en el currículum debe ser confiable. No dejes espacios en blanco en tu currículum.

Y lo más importante: el resumen debe ser breve: no más de una página y media. Su capacidad para formular claramente, afirmar brevemente es un indicador de un alto nivel de cultura general.

La presencia de una foto en el currículum es bienvenida.

1. Confirmación del hecho y términos de trabajo en la organización, breve información sobre los cargos ocupados y las funciones realizadas (para una carta de recomendación de una persona privada, este párrafo indica durante qué período de tiempo y en qué capacidad el autor de la carta sabe la recomendada). De la lista de deberes, las calificaciones de la persona recomendada deben ser visibles. Si la persona recomendada ocupó varios puestos, se indican los datos sobre los puestos ocupados y las funciones realizadas para cada intervalo de tiempo. Ejemplo: Sidorov Vladimir Alexandrovich trabajó en la empresa "Vector" del 12 de marzo de 1998 al 16 de marzo de 2002, incluso del 12 de marzo de 1998 al 16 de marzo de 2002, como gerente del departamento comercial y de compras, del 17 de marzo al 25 de noviembre. 2002 - en el cargo de gerente senior del mismo departamento. Sus deberes como gerente eran organizar el suministro de componentes, como gerente senior, organizar la interacción entre los proveedores de componentes y la producción.
2. Una breve descripción de las cualidades profesionales, empresariales y personales del recomendado y los éxitos que ha alcanzado durante su labor en la organización. Debe abandonar palabras generales como confiable, competente, concienzudo, etc., y centrarse en hechos específicos que caractericen al recomendado en términos de sus cualidades profesionales, la capacidad para hacer frente a ciertas tareas. Aquí puede centrarse en categorías como el nivel de conocimiento. y diligencia en el desempeño de los deberes básicos, la capacidad de hacer frente a tareas no estándar, ingenio, iniciativa, capacidad de aprendizaje, capacidad de adaptación en diversas situaciones, estabilidad emocional, cualidades de liderazgo.Aquí puede dar una comparación aproximada del trabajo recomendado con el trabajo de sus compañeros, señalar los logros más significativos, proyectos desarrollados e implementados por él personalmente. Ejemplo: Dominó el software de forma independiente, realizó negociaciones comerciales de forma independiente y exitosa, subordinados administrados de manera efectiva, etc.
3. Razones para cambiar el lugar de trabajo (dejar la organización, mudarse a otro lugar). Esto puede ser un cambio en el perfil de la organización, el cierre de una unidad, cambios de personal en la organización, un cambio de residencia, etc.
4. Conclusiones. Una evaluación breve y específica de la competencia, cualidades comerciales de la persona recomendada, su potencial creativo y oportunidades de carrera. Recomendaciones para ocupar un puesto o puestos concretos (en algunos casos es conveniente indicar aquí el grado en que recomienda a una persona para el puesto que busca: incondicional, rotundamente, con algunas reservas, no recomendar). Ejemplo: Sidorov Vladimir Alexandrovich domina la tecnología... (tiene amplia experiencia en el trabajo con software de servidor... o... puede trabajar de forma independiente con clientes corporativos... etc.). Creo que el Sr. Sidorov puede cumplir con eficacia las funciones de jefe de departamento, trabajando como jefe de departamento, subjefe del departamento de informática de una empresa mediana.
5. Datos de contacto de la persona que firma la carta. Este punto es especialmente relevante para las cartas de recomendación redactadas por particulares, ya que es muy posible que un nuevo empleador, después de leer una carta de recomendación, quiera aclarar algunos detalles.

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Un comunicado de prensa es un mensaje informativo para los medios, cuya tarea es llamar la atención sobre un determinado evento (ha sucedido o está por suceder) para maximizar la cobertura de este evento en los medios.

Los comunicados de prensa son compilados y distribuidos por los servicios de prensa de empresas y organizaciones y tienen ciertas reglas de escritura:

• el encabezado del documento debe contener la palabra "Comunicado de prensa" y la fecha de su distribución;
• el título del comunicado de prensa debe reflejar claramente su tema, el mensaje del mensaje informativo;
• con más detalle, la esencia del encabezado del comunicado de prensa se puede divulgar en el subtítulo (al mismo tiempo, su presencia es opcional);
• el primer párrafo del comunicado de prensa debe contener la siguiente información: qué, dónde y cuándo sucedió (sucederá);
• El volumen del comunicado de prensa no debe exceder una página y media de texto mecanografiado. En este caso, es conveniente limitar una página, incluyendo la firma y los encabezados y pies de página del membrete de la organización;
• el comunicado de prensa puede incluir citas de creadores de noticias: oradores responsables de la organización;
• se escribe un comunicado de prensa en papel membretado de la organización;
• La firma del comunicado de prensa debe contener el nombre completo de la persona de contacto que puede proporcionar información adicional sobre el tema del comunicado de prensa y sus datos de contacto: teléfono (preferiblemente móvil), correo electrónico, número de ICQ.

carta de felicitacion

El formato "Felicitaciones" pertenece a la categoría de correspondencia comercial personal.

Se redacta en un membrete de felicitación o en una postal, y cuando se compila, puede y debe prevalecer un enfoque creativo. Esto se aplica tanto al texto de la carta como a su diseño.

Las felicitaciones pueden ser personales (feliz cumpleaños) o masivas (por ejemplo, Feliz Año Nuevo).

En el primer caso, la dirección del destinatario debe ser personal, por nombre y patronímico; en el segundo caso, puede ser general, por ejemplo, "¡Queridos amigos!".

Además, en ambos casos, el remitente debe firmar personalmente la felicitación (cuando se envían felicitaciones masivas se utiliza un facsímil).

felicitaciones personales

Felicitaciones masivas

Carta de invitación

El formato "Invitación" pertenece a la categoría de correspondencia comercial personal.

Se emite en papel membretado o postal oficial y tiene por objeto notificar al destinatario de un determinado acto solemne al que está invitado a asistir.

La invitación debe contener información sobre el lugar y la hora del evento, así como su nombre.

La invitación debe indicar el código de vestimenta aceptable (por ejemplo, negro y corbata), así como la cantidad de personas cubiertas por la invitación.

Por regla general, la invitación es nominal, pero durante eventos masivos puede despersonalizarse.

invitación personal

Invitación masiva

Carta de agradecimiento

El formato "Gracias" pertenece a la categoría de correspondencia comercial personal y tiene como objetivo expresar agradecimiento al destinatario.

Como regla general, los agradecimientos se emiten en el membrete oficial de la organización, pero se pueden emitir como postal.

El texto de la carta de agradecimiento está escrito en un estilo conciso, amigable-formal con referencia al evento que motivó al remitente a expresar su agradecimiento al destinatario. Si se desea, también se pueden enumerar otros méritos del destinatario La gratitud se certifica con la firma personal del remitente y, en algunos casos, con el sello de la organización.

Ejemplo: Mensaje del Primer Ministro de Gran Bretaña al Presidente del Consejo de Comisarios del Pueblo de la URSS (25 de abril de 1942) “Le estoy muy agradecido por su mensaje del 23 de abril. Por supuesto, daremos la bienvenida a la visita del Sr. Molotov, con quien, estoy seguro, podremos hacer un trabajo muy útil. Estoy muy contento de que encuentre posible permitir esta visita que, estoy seguro, será muy valiosa.

carta de condolencia

El formato “Condolencias” pertenece a la categoría de correspondencia comercial personal y tiene como objetivo expresar empatía y apoyo al destinatario sobre algún otro evento triste o pérdida.

Al escribir condolencias, es muy importante elegir las palabras sinceras correctas que realmente puedan apoyar al destinatario en su dolor.

Al mismo tiempo, es importante expresar sus sentimientos y experiencias con respecto a lo sucedido.

Las condolencias se emiten en un estilo discreto y correcto en papel con membrete oficial o postal especial y certificadas con la firma personal del remitente.

Carta ejecutiva- un documento utilizado para la comunicación, la transmisión de información a distancia entre dos corresponsales, que pueden ser tanto personas jurídicas como personas físicas.

Un gerente o un especialista en administración por la naturaleza de su actividad necesita escribir muchas cartas comerciales.

Las cartas comerciales incluyen testimonios, hojas de vida, cartas de recomendación, cartas de recordatorio y agradecimiento, cartas de invitación a entrevistas o presentaciones, cartas de rechazo, declaraciones de reclamo, quejas, etc.

Cómo escribir una carta comercial

• el papel para una carta comercial debe ser buena calidad, absolutamente limpio, bien recortado;
• es deseable que la forma de carta comercial sea con el emblema de la organización, su nombre completo, dirección postal y telegráfica, teléfono, fax, dirección de correo electrónico y datos bancarios;
• las cartas comerciales oficiales están impresas en el anverso de la hoja, sin manchas; todas las páginas excepto la primera están numeradas con números arábigos;
• el ancho del margen en el lado izquierdo de la hoja debe ser de al menos 2 cm, el párrafo comienza con una línea roja con una sangría de cinco espacios desde el borde izquierdo de la línea; el texto se imprime en uno y medio - dos intervalos; es deseable evitar el ajuste de palabras;
• en la esquina superior derecha de una carta comercial, debajo de la dirección de la organización de envío, se pone la fecha, preferiblemente completa (por ejemplo, 2 de enero de 2007);
• en el margen izquierdo de la hoja se pone el nombre de la organización o el apellido y dirección de la persona a la que se envía la carta comercial;
• debajo, desde el borde de la línea o en el centro de la hoja, se escribe un llamamiento cortés; por ejemplo, "Estimado Ivan Ivanovich"; después del tratamiento, se requiere una coma, pero a menudo se coloca un signo de exclamación para comenzar la siguiente frase con una línea roja y con una letra mayúscula;
• la carta comercial termina con palabras de agradecimiento por la cooperación y una expresión de esperanza por su continuación;
• la firma se coloca en el lado derecho de la hoja, después de la frase final de cortesía, por ejemplo, "Con respeto ...", se imprime el nombre del firmante debajo de su firma manuscrita;
• las resoluciones sobre todo tipo de correspondencia entrante deben hacerse a lápiz o en hojas separadas; una carta comercial se dobla con el texto dentro, y las cartas comerciales más importantes no se doblan, por lo que se envían en sobres grandes y gruesos;
• una solicitud de telégrafo debe responderse dentro de los 3 días, una carta comercial - 10; si la solicitud requiere una consideración detallada, dentro de los 3 días debe informar que se ha tenido en cuenta la carta comercial y dar una respuesta final dentro de los 30 días.

• precisión y claridad en la presentación de pensamientos: palabras cortas, frases cortas, párrafos cortos
• máxima accesibilidad del texto para la comprensión, el uso de frases sencillas que expresen con precisión y sin ambigüedades la esencia
• literatura
• exactitud